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Un ERP es un software que permite a las empresas controlar todos los flujos de información que se generan en cada ámbito de la organización. Sus siglas representan enterprise resource planning o sistema de planificación de recursos empresariales en español. 

El objetivo de los sistemas ERP es integrar los departamentos. Donde antes teníamos un programa especializado para cada uno, ahora, podemos asegurar la existencia de una única base de datos centralizada donde se gestione la información en tiempo real y con eficiencia.

De este modo, los ERP suelen estar integrados por diferentes módulos, correspondientes a cada departamento. Los componentes más comunes son los de compras, ventas, inventario, logística, facturación, contabilidad, recursos humanos (RRHH) y CRM (customer relationship management).

El ERP es el software empresarial más requerido por las empresas. Después de analizar los datos de más de 2.000 negocios en España, un estudio encontró que este tipo de programa dobla las demandas de otros: casi un 50% (49.17%) seguido por CRM (14.35%) y RRHH (12.68%). 

Pero, ¿por qué? Más que una herramienta, este software es un sistema que centraliza todas las funciones necesarias para gestionar una compañía.

¿Para qué sirve un ERP?

Si nos guiamos por esta definición, entonces el objetivo último de cualquier sistema ERP es el de ayudar a las empresas en sus tareas de administración y toma de decisiones, automatizando todos sus procesos. Gracias a ello podemos obtener datos en tiempo real, mejorar tareas de back office, controlar flujos de trabajo y minimizar errores.

La planificación de recursos empresariales suele ser tediosa, pero con un software ERP puede llegar a ser automática. Por ejemplo, cuando se habla de llevar la contabilidad, el usuario solo tendrá que preocuparse por conseguir ventas. Del resto (crear facturas y contabilizar gastos) se encargará el programa.

…el objetivo último de cualquier sistema ERP es el de ayudar a las empresas en sus tareas de administración y toma de decisiones, automatizando todos sus procesos.

Las empresas que ya saben qué es un ERP y que disponen de él, sin duda están en ventaja respecto a sus competidores que no utilicen uno. Estas serán capaz de automatizar sus procesos administrativos, tendrán un mayor control sobre lo que hacen y podrán utilizar la información de forma eficiente. Ya no se trata de resolver problemas, sino de adelantarse a ellos y evitar que aparezcan.

La mayoría de las compañías pueden observar un aumento an agilidad después de adoptar un ERP. Y aquellas que reportan dificultades, se debe a una falta de procesos y problemas de administración. 

¿Cuáles son las características de un ERP?

Existen muchos ERP y estos varían en escala y las funciones que ofrecen, pero independientemente del tamaño, podemos encontrar las siguientes características en los programas ERP.

  • Administración de la cadena de suministro – Se puede seguir fácilmente el proceso de suministro. Desde la producción a la distribución.
  • Análisis de información – Como toda la información se almacena en una única base de datos, es fácil para el ERP analizarla.  
  • Automatización – Los ERP siempre automatizarán tareas como la creación de informes, por ejemplo.   
  • Contabilidad – Gestión de finanzas y facturación. Normalmente se compagina con compras y ventas.   
  • CRM – Gestión de relación con el cliente, comunicación directa, seguimiento de oportunidades, etc.
  • Generación de informes – Como gestionan tantos datos, todos los ERP realizan informes. 
  • Gestión de compras y ventas – Opciones para controlar los gastos y entradas desde un solo lugar. 
  • Gestión de proyectos – Gracias a la integración con finanzas, permite calcular las ganancias. 
  • Gestión de stock e inventario – Organización desde el precio y los almacenes hasta los pedidos.  
  • Integración – Este integra las distintas ramas de una empresa y centraliza sus datos. Esta es absoluta a través de departamentos y unidades de negocio. 
  • Operaciones en tiempo real – Los problemas se identifican rápidamente, dándole así tiempo al vendedor de reaccionar y encontrar una respuesta rápida. 
  • Pagos online – Opciones de pago online y facilidad para conectar con aplicaciones como PayPal y Stripe, por ejemplo. 
  • Personalización – Es imposible diseñar el programa perfecto que se adapte a todas las necesidades. Por esta razón, los buenos ERP se pueden personalizar y son flexibles. 
  • Un aspecto uniforme – Distintas ramas de la empresa se agrupan bajo un mismo programa, dándole así un aspecto uniforme. 
  • Recursos humanos (RRHH) – Gestión de nóminas, contratos, ausencias, información de empleados, etc.

Tipos de ERP

Ya hemos visto qué es un ERP, ahora debemos entender los tipos que existen:

ERP por tamaño

Estos se clasifican por el tamaño de los negocios que atienden. El software de C3ERP está diseñado para las pymes pero existen otros programas que también distribuimos e implantamos que se han creado exclusivamente para compañías de gran tamaño.

ERP para pequeñas empreas

Este es un ERP que puede variar en complejidad pero siempre cubrirá las necesidadesd de un negocio local. También caben aquí los programas que gestionan la información de negocios en un sector especializado. 

ERP para pequeñas y medianas empreas

Este ERP es más escalable que el anterior ya que está diseñado para compañías en crecimiento que pueden, potencialmente, llegar a cubrir los procesos empresariales de más de una industria. 

ERP para grandes empresas

Estos son los ERP más potentes del mercado y están diseñados para sobrellevar la complejidad de las empresas más grandes. Estos tienen la capacidad de embarcar varias industrias y unidades de negocio. Los ERP para startups también entran en esta categoíria ya que tienen la capacidad de escalar con la empresa.

ERP por instalación

Cuando se trata de ERP, tenemos la opción de instalarlo en nuestros sistemas (on premise) o accederlo a través de la nube (cloud) y cada opción tiene sus ventajas y desventajas

ERP en local (on premise)

Esta opción permite al usuario tener más control sobre sus datos. También significa que es él quien esta encargado de la seguridad y de la actualización del mismo. Requiere de un entrenamiento de personal extensivo para el mejor rendimiento. 

Normalmente, suelen ser las empresas más grandes las que optan por el software en local ya que prefieren no guardar su información con terceros y tienen los recursos para mantener el programa al día. 

ERP en la nube (cloud)

El ERP en la nube es al que se accede a través de internet. No requiere de instalación alguna y normalmente se puede empezar a usar después de crear una cuenta. 

Con este sistema, el usuario no tiene el mismo nível de control que con el programa ‘en local’ pero ahorra mucho tiempo y recursos empresariales ya que no tiene que preocuparse por el mantenimiento, seguridad o actualización. Otro de los beneficios es que no requieren de mucha formación ya que, normalmente, estas soluciones ofrecen un equipo de soporte. 

Las empresas españolas que consideran adoptar un ERP, el 47,5% lo hará en la nube, un 26,4% en los propios servidores y el resto se mostraba indeciso o no lo consideraban como un factor determinante para elegir un programa.

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